Lý do và giải pháp vấn đề tổ chức sự kiện vắng khách

Khi đến tham gia sự kiện, người ta luôn mong ước sẽ được thưởng thức nhiều điều mê hoặc hoặc hữu dụng. Vậy những nhà tổ chức triển khai sự kiện cần làm gì để phân phối được kỳ vọng đó hay tối thiểu không khiến cho khách tham gia cảm thấy như vừa bị mất tiền ? Hãy tìm hiểu thêm 5 nguyên do cần tránh khi tổ chức triển khai sự kiện trong bài viết dưới đây nhé !
5 Lý do vì sao sự kiện vắng khách và giải pháp
Khi đến tham gia sự kiện, người ta luôn mong ước sẽ được thưởng thức nhiều điều mê hoặc hoặc có ích. Vậy những nhà tổ chức triển khai sự kiện cần làm gì để cung ứng được kỳ vọng đó hay tối thiểu không khiến cho khách tham gia cảm thấy như vừa bị mất tiền ? Đừng quên tìm hiểu thêm 5 nguyên do cần tránh khi tổ chức triển khai sự kiện như sau :
5 Lý do vì sao sự kiện vắng khách và giải pháp

1. KHÔNG XÁC ĐỊNH ĐƯỢC KHÁCH HÀNG MỤC TIÊU

Điều này giống như là bạn đang mò mẫm tìm đường đi trong bóng tối. Có thể lấy một trường hợp ví dụ như sau : bạn đang tổ chức triển khai sự kiện ra đời mẫu sản phẩm là một ứng dụng quản trị tuyệt vời. Sự kiện diễn ra tốt đẹp, rất nhiều khách tham gia, nhưng, toàn bộ đều là sinh viên quản trị kinh doanh thương mại hoặc là những trưởng phòng nhỏ, chỉ duy nhất có một giám đốc marketing tham gia chương trình .

Vậy vấn đề ở đây là gì?

Khách hàng tiềm năng mà sự kiện cần hướng tới là những quản trị cấp cao, có năng lực đưa ra quyết định hành động sử dụng ứng dụng quản trị cho doanh nghiệp chứ không phải là những sinh viên hay những nhân viên cấp dưới không nắm quyền điều hành quản lý. Bài học ở đây là trước khi tổ chức triển khai sự kiện, phải nắm chắc được đối tượng người dùng người mua tiềm năng là ai .
Xác định người mua tiềm năng như thế nào ?

  • Tạo ra một bức tranh chân dung tổng thể về khách hàng

Đây là giải pháp thông dụng trong marketing. Bằng cách này, bạn sẽ tưởng tượng được cụ thể về người mua tham gia trong sự kiện với 1 số ít đặc thù như :
1. Tuổi : Đối tượng tham gia là người trung niên hay thế hệ Gen-Z, …
2. Khách hàng tiềm năng của sự kiện là nam hay nữ
3. Mức thu nhập hoặc miêu tả việc làm : Đặc điểm này tác động ảnh hưởng đến mức độ sang trọng và quý phái hay tinh xảo của sự kiện
Một vài đặc thù khác như nơi sinh sống, sở trường thích nghi, vân vân
5 Lý do vì sao sự kiện vắng khách và giải pháp

  • Tiến hành một số nghiên cứu

Để hiểu rõ hơn hành vi, đặc thù của người mua tiềm năng, bạn hoàn toàn có thể triển khai 1 số ít điều tra và nghiên cứu như :
1. Khảo sát : qua website, những ứng dụng khảo sát hoặc bảng câu hỏi trực tiếp
2. Phỏng vấn : triển khai ở những nơi tập trung chuyên sâu nhiều người mua tiềm năng của bạn, như trade show, sự kiện ra đời mẫu sản phẩm, .. hỏi một vài thông tin như : mong ước gì ở sự kiện của bạn, ..
3. Một vài nhóm người đơn cử mà bạn cho rằng tương thích với khuynh hướng sự kiện .
4. Tìm hiểu thông tin qua những tài liệu đã có từ trước

2. KHÔNG HIỂU LÝ DO THAM DỰ SỰ KIỆN CỦA KHÁCH HÀNG

Sau khi có được những thông tin thiết yếu về insight của người mua, câu hỏi tiếp theo cần xử lý là “ sự kiện của bạn mang lại cho người mua quyền lợi gì ? ” và “ vì sao họ lại phải bỏ thời hạn để tham gia sự kiện ? ”
Đây là yếu tố cốt lõi tiên phong những sự kiện planner cần chú tâm bởi trong thời đại thời nay, tổng thể những gì người mua mong ước là sự thưởng thức chứ không còn là sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ .
5 Lý do vì sao sự kiện vắng khách và giải pháp
Theo một khảo sát về nguyên do tham gia sự kiện, thực thi trên 8992 người thì tác dụng như sau :
– 92 % người tham gia để học hỏi
– 78 % quyết định hành động tham gia do khu vực tương thích
– 76 % muốn tìm kiếm thời cơ giao lưu và liên kết
Đừng quên ghi nhớ những số liệu trên để tạo ra sự kiện “ tương thích ” và cung ứng thị hiếu của khách tham gia .

3. TRUYỀN THÔNG TRÊN MẠNG XÃ HỘI KÉM

Ngày nay, mạng xã hội chính là một trong những công cụ hữu hiệu nhất để truyền thông online cho sự kiện của bạn, đặt biệt nếu khách tham gia tiềm năng thuộc nhóm millennials. Khoảng 67 % Gen Y sẽ hào hứng với sự kiện tiếp thị trên mạng xã hội và theo sau là 66 % Gen X .
Đây cũng là cách nhanh gọn, hiệu suất cao để tiếp cận hai đối tượng người tiêu dùng khách này. Theo Sprout Social, khoảng chừng 75 % có năng lực sẽ mua vé nếu họ thấy sự kiện đăng trên mạng xã hội .
Vì thế, đừng nhìn nhận thấp sức mạnh của kênh tiếp thị quảng cáo này .

Một sự kiện dành cho doanh nghiệp của Google diễn ra tại Campus London về chủ đề bảo mật thông tin và an ninh mạng. Nghe đến đến bạn đã có thể mường tượng được sức hút của sự kiện bởi thương hiệu lớn, nội dung hay, chắc chắn sẽ có nhiều người tham gia.

Nhưng không .
Chỉ có 18 người tham gia và nghe những bài thuyết trình cực đỉnh từ Google. Lý do vì sao ư ? Vì không có tiếp thị quảng cáo, đặc biệt quan trọng là trên mạng xã hội, nên ít người biết đến thôi .
Do đó, đừng chủ quan mà hãy đặt nhiều công sức của con người và ngân sách để tiếp thị sự kiện nhé .
Nhưng, hãy cẩn trọng lựa chọn nội dung truyền tải chứ đừng đưa ra những thông điệp ngớ ngẩn khiến sự kiện càng thất bại hơn .
Lấy ví dụ như hashtag # speechwriter của Starbucks hay “ Coolest Monkey in the Jungle ” của HM là ví dụ minh họa nổi tiếng về việc thất bại trong việc chọn thông điệp, hình ảnh quảng cáo trên mạng xã hội

4. THIẾU SỰ ĐỘC ĐÁO

Tất nhiên, không phải khi nào cũng tìm ra những sáng tạo độc đáo phát minh sáng tạo và độc lạ của sự kiện, nhưng đây mới chính là chìa khóa mang lại thành công xuất sắc. Bởi vì trong ngành sự kiện, cạnh tranh đối đầu rất quyết liệt. nếu bạn không có ý tưởng sáng tạo thì bạn sớm bị đào thải .
Tất nhiên, đôi khi không phải độc lạ có nghĩa là một sự phát minh sáng tạo mới trọn vẹn, mà đó hoàn toàn có thể là cách bộc lộ mới của những ý tưởng sáng tạo cũ và cách bạn lập kế hoạch, thực thi sự kiến như thế nào cũng là yếu tố quan trọng gây ấn tượng cho người tham gia .
World’s Biggest Coffee Morning – Một hoạt động giải trí gây quỹ thành công xuất sắc ủng hộ người bị bệnh ung thư, thực thi bởi Macmillan Cancer Support, gây quỹ bằng cách được cho phép mọi người tổ chức triển khai bữa sáng cafe với mái ấm gia đình, bè bạn, đồng nghiệp .
Trong lúc đó, hai tiệc tùng âm nhạc là Safe as Milk or Down to the Woods Festival phải hủy do số lượng vé bán ra quá ít, nguyên do đơn thuần là dàn line-up lặp đi lặp lại đến nhàm chán đã không còn đủ sức lôi cuốn người theo dõi đến xem chương trình .

Nếu bạn muốn tìm kiếm các ý tưởng độc đáo… hãy thử một vài cách sau:

1. Tìm chủ đề hay ho cho sự kiện

Tìm cảm hứng từ toàn bộ mọi thứ diễn ra xung quanh bạn, thả cho trí tưởng tượng bay bổng hơn. Và tìm thêm ý tưởng sáng tạo từ những website, forum, blog về sự kiện như Event Manager Blog .

Tip:Thử tìm một vài ý tưởng chủ đề sự kiện trong này xem sao

2. Sử dụng công nghệ để mang lại nhiều trải nghiệm hơn cho người tham dự

Ngày nay, có cực kỳ nhiều công nghệ tiên tiến trong sự kiện để làm khán giá phải trầm trồ như những loại trong thực tiễn ảo ( VR, AR, MR, XR ), mapping, hologram, … Mời khách tham gia bỏ phiếu về một chủ đề nào đó và hiển thị tác dụng trên màn hình hiển thị lớn ví dụ điển hình

Tip: tham khảo các bài viết trong chuyên mục công nghệ đểtìm thêm thông tin và cảm hứng về các công nghệ này nhé .

5. KHÔNG HIỂU ĐỊNH LUẬT MURPHY

The Fyre Festival là vật chứng sôi động cho việc sự kiện có nhiều hỗ trợ vốn nhưng vẫn thất bại, nguyên do đơn thuần là lập kế hoạch không tốt .
Nhưng điều đó cũng không có nghĩa là kế hoạch tốt thì sự kiện thành công xuất sắc .
Các sự kiện planner nên khám phá định luật Murphy : “ Nếu có hai hay nhiều cách để làm một việc gì và một trong những trường hợp hoàn toàn có thể dẫn đến thảm họa thì vấn đề thường xảy ra theo chiều-hướng đó ” ( If there are two or more ways to do something, and one of those ways can result in a catastrophe, then someone will do it ) .
Tức là : sẽ có nhiều khoảnh khắc ngoài ý muốn xảy ra trong suốt quy trình diễn ra sự kiện do đó phải luôn nhìn nhận rủi ro đáng tiếc, lường trước được những trường hợp, có kế hoạch dự trữ hài hòa và hợp lý .

MỘT VÀI RỦI RO TIỀM TÀNG NHƯ:

– Thời tiết: Thời tiết xấu luôn là ác mộng của đa số người làm sự kiện. Nếu có khả năng chuyển được sự kiện vào trong nhà, hãy thông báo cho tất cả người tham dự. Nếu phải hủy, cần đưa ra ngày lịch dời sự kiện chuẩn xác hoặc chính sách hoàn tiền cho khách tham gia. Sử dụng nền tảng bán vé trực tuyến sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí khi những trường hợp này xảy ra.

– Sự kiện có đông người hơn dự kiến: Vậy để tránh “vỡ trận” thì phải sắp xếp nhân sự quản lý, hướng dẫn luồng di chuyển. Thậm chí phải tính phương án giới hạn vé hoặc chuyển sang địa điểm có sức chứa lớn hơn.

– Không có khách tham gia: đây là kịch bản không ai muốn xảy ra, đặc biệt là với sự kiện kén khách. Vì thế cần theo dõi hết sức sát sao về việc bán vé, sử dụng các công cụ bán vé online, để có điều chỉnh hợp lý và kịp thời nhất.

Xem thêm những rủi ro đáng tiếc khác thường xảy ra trong sự kiện tại bài viết này
Trên đây là một số ít nguyên do sự kiện vắng khách, thậm chí còn gọi là thất bại. Hi vọng, bạn sẽ tránh được những lỗi đáng tiếc để tổ chức triển khai nên những sự kiện thật thành công xuất sắc và lôi cuốn khách .

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *